Microsoft公式では、Copilot StudioをAIを使ったエージェントや業務の流れを作り、管理するための画面中心のサービスとして案内しています。専門的な開発だけに頼らず始められる一方で、実際の業務で使うには「何を任せるか」「どの情報を参照させるか」「どこから人に戻すか」を先に決めることが重要です。
企業で使いやすい
3つの場面
AIを導入する目的は、会話を増やすことではありません。探す時間、確認する手間、次の作業へ移るまでの待ち時間を減らせる業務から始めると効果を確認しやすくなります。
社内情報を探す
規程、手順、FAQなどの中から、利用者の質問に関係する情報を探して案内します。人が毎回フォルダやサイトを巡回する時間を減らせます。
手続きを案内する
問い合わせ内容を確認し、必要な情報を順番に聞きながら、申請や問い合わせの準備を手伝う使い方です。
次の作業につなぐ
回答だけで終わらせず、必要な情報がそろったら別の業務処理へ渡すことで、手作業の受け渡しを減らせます。
Microsoft製品を中心に使う会社と相性がよい理由
Copilot Studioは、Microsoftの業務サービスや社内データと組み合わせて使うことを前提に設計されています。社員がすでに使っている環境の中でAIを使えるため、新しい専用システムを一から覚えるより導入の負担を抑えられる場合があります。
また、Microsoft公式では、作ったAIをMicrosoft 365やTeams、Webサイトなど複数の場所へ公開できると案内しています。つまり「どこで社員に使ってもらうか」まで含めて設計しやすいのが強みです。
導入前に決めたいこと
対象業務を1つに絞る
まずは問い合わせ、情報検索、申請準備など、日常的に回数が多く、改善前後を比べやすい業務から始めます。
参照してよい情報を決める
AIに見せてよい文書と、利用者によって見せてはいけない情報を整理します。正しい回答だけでなく、情報の扱い方も重要です。
AIに任せる範囲を決める
案内だけにするのか、入力まで手伝わせるのか、最終判断は人が行うのかを明確にします。
実際の質問で試す
きれいな例文だけではなく、言い方が曖昧な質問や情報不足の質問も含めて確認します。
向いていない進め方
最初から「全社員の何でも相談窓口」を作ろうとすると、対象情報と責任範囲が広がりすぎます。まずは用途を限定し、使われ方と改善点を確認しながら広げる方が現実的です。
参考にした公式情報
自社業務に合う形を
整理する
ツールを決める前の業務整理から、試作、利用者テスト、改善まで対応します。
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